Les registres du syndicat de copropriété, le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance

Le syndicat de copropriété doit tenir un registre et a l'obligation de produire certains documents confectionnés par des professionnels afin d'assurer la conservation de l'immeuble, notamment le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance. Ces documents, qui sont maintenant essentiels dans la gestion de la copropriété, doivent respecter des conditions de forme et de fond imposées par la loi et ses règlements.

Par : M^e Manuel St-Aubin, avocat chez St-Aubin avocats

Date de rédaction : 2025-09

Dernière mise à jour : n/a

A. Les registres du syndicat de copropriété

Le syndicat de copropriété a l’obligation de tenir des registres en vertu de l’article 1070 C.c.Q. Ces registres doivent contenir ce qui suit :

• Le nom et l’adresse postale de chaque copropriétaire ;
• Les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration ;
• Les résolutions écrites ;
• Le règlement de l’immeuble et ses modifications ;
• Les états financiers de la copropriété ;
• La déclaration de copropriété ;
• Les copies de contrats auxquels le syndicat est partie ;
• Une copie du plan cadastral ;
• Une copie des plans et devis de l’immeuble bâti ;
• Les certificats de localisation de l’immeuble s’ils sont disponibles ;
• Le carnet d’entretien ;
• L’étude du fonds de prévoyance ;
• Une description des parties privatives assez précise afin d’identifier les améliorations apportées par les copropriétaires à leur partie privative ;
• Tous les autres documents et renseignements relatifs à l’immeuble et au syndicat (par exemple l’estimation des coûts de réfection des parties communes, le budget des travaux, les documents d’appel d’offres, des soumissions reçues, le rapport du plan quinquennal d’entretien-réparation et le plan préventif d’entretien, ou les expertises portant sur des vices de construction des parties communes[1]) ou tous les autres documents qui pourraient être prévus par règlement du gouvernement ;

Le Code civil prévoit que « la consultation du registre et des documents tenus à la disposition des copropriétaires doit pouvoir se faire en présence d’un administrateur ou d’une personne désignée à cette fin par le conseil d’administration, à des heures raisonnables et selon les modalités prévues par le règlement de l’immeuble » (art. 1070.1 al. 1 C.c.Q.). Moyennant des frais raisonnables, un copropriétaire peut aussi obtenir copie du contenu du registre et de ses documents (art. 1070.1 al. 1 C.c.Q.).

Ces dispositions n’imposent cependant pas au syndicat de copropriété de transmettre les documents selon un mode de transmission défini (par exemple par la poste), tel que le confirme la Cour supérieure dans l’affaire Lejay c. Syndicat de copropriété les Fougeroles du Relais, 2021 QCCS 2884[2] (par. 219 et suivants).

Il est à noter que le registre, les documents à la disposition des copropriétaires ainsi que tout document rédigé par le syndicat à l’intention d’un copropriétaire doivent être rédigés en français (art. 1070.1.1 C.c.Q.).

B. Le carnet d’entretien de la copropriété

L’article 1070.2 C.c.Q. impose au conseil d’administration du syndicat de faire établir et maintenir à jour un carnet d’entretien de l’immeuble, qui décrit notamment les entretiens faits et à faire. Cet article est entré en vigueur au mois d’août 2025[3].  

Le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise (juillet 2025 – ci-après le « Règlement »), encadre la forme et le contenu du carnet d’entretien.

1. Qui peut établir le carnet d’entretien?

Uniquement les professionnels suivants peuvent établir (art. 1 du Règlement) et réviser le carnet d’entretien (art. 5 du Règlement) :

• Ingénieurs;
• Évaluateurs agréés;
• Architectes;
• Technologues professionnels.

Ces professionnels doivent, pour avoir la qualité requise pour établir le carnet d’entretien, avoir leurs activités professionnelles principalement dans la gestion, la construction, la rénovation, l’évaluation ou l’inspection immobilière.

De plus, ces professionnels ne doivent pas être :

• Membre du conseil d’administration du syndicat de copropriété;
• Être gérant de la copropriété;
• Être copropriétaire ou occupant de l’immeuble, ni le conjoint d’une telle personne;
• Être actionnaire, dirigeant, administrateur ou employé d’une personne morale, d’une société ou d’une fiducie qui est copropriétaire de l’immeuble, qui l’occupe ou qui en est le gestionnaire.

2. Le contenu obligatoire du carnet d’entretien

Le Règlement impose le contenu obligatoire du carnet d’entretien. Ainsi, il doit contenir ce qui suit :

• Un inventaire et une description des parties communes de l’immeuble et des matériaux, appareil et équipements qui les composent;
• Un inventaire et une description des matériaux, des appareils et des équipements installés dans les parties privatives de l’immeuble et dont le syndicat est responsable de l’entretien;
• Pour chacun des matériaux, des appareils et des équipements ci-dessus décrits, les renseignements suivants doivent être consignés :
  • La date d’installation, si connue;
  • Les travaux d’entretien requis, à l’exception des travaux visés à l’article 3, ainsi que la fréquence à laquelle ils doivent être effectués et la date à laquelle ils ont été faits;
  • Les réparations courantes et la date à laquelle elles ont été effectuées;
  • Les contrats conclus pour la réalisation des travaux d’entretien et des réparations courantes visés aux paragraphes 2° ou 3°, le cas échéant;
  • Les contrats de garantie en vigueur, le cas échéant;
  • Les rapports de toute inspection ou expertise effectuée, le cas échéant;
  • Les manuels d’entretien du fabricant, le cas échéant.
• Dans une section séparée au carnet d’entretien selon l’article 3 du Règlement, il doit y avoir :
  • Une estimation de l’état et de la durée de vie utile restante des matériaux, des appareils et des équipements décrits au carnet d’entretien;
  • Sur la base de cette estimation, une description des réparations majeures et des remplacements à effectuer sur chacun de ces matériaux, de ces appareils et de ces équipements, durant minimalement les 25 prochaines années;
  • Une année de réalisation estimée doit être indiquée pour chaque réparation majeure et remplacement à effectuer;
  • L’information concernant les réparations majeures et les remplacements effectués, leur date de réalisation et leurs coûts ainsi que les documents portant sur ces travaux tels que les plans et devis ainsi que les contrats.

3. Obligation de mettre à jour le carnet d’entretien

En vertu de l’article 4 du Règlement, la mise à jour du carnet d’entretien consiste à ajouter à celui-ci tout nouveau renseignement en lien avec son contenu obligatoire. Si des travaux qui étaient prévus au carnet d’entretien n’ont pas été effectués alors qu’ils étaient requis d’être faits en vertu du carnet d’entretien, le carnet doit en faire mention et indiquer les raisons pour lesquelles les travaux n’ont pas été effectués.

Toujours en vertu de l’article 4 du Règlement, le carnet d’entretien doit être mis à jour par le conseil d’administration du syndicat minimalement une fois par année.

4. Obligation de réviser le carnet d’entretien

Le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise impose à l’article 5 une obligation de révision du carnet d’entretien. Celui-ci doit être révisé minimalement tous les 5 ans, en tenant compte des renseignements et documents ajoutés lors des mises à jour annuelles.

L’obligation de révision du carnet d’entretien est quant à elle fixée à tous les 10 ans pour des plus petites copropriétés qui répondent aux caractéristiques suivantes :

• Si l’immeuble est constitué de 8 parties privatives ou moins (excluant les parties privatives accessoires comme les stationnements et espaces de rangement);
• Aucune partie commune de l’immeuble n’est situé dans un bâtiment;
• Le bâtiment a maximum 3 étages entièrement hors sol.

5. La déclaration du professionnel

Seuls les professionnels qui peuvent établir le carnet d’entretien peuvent le réviser (art. 5 al. 1 du Règlement). Lors de l’établissement ou de la révision du carnet d’entretien, une déclaration du professionnel chargé de la révision doit être faite (art. 6 du Règlement).

Cette déclaration doit être datée et incluse au carnet d’entretien, et contenir les mentions suivantes :

• Que les parties communes de l’immeuble et les matériaux, les appareils et les équipements dont fait mention le carnet d’entretien ont été examinés sur place par elle-même ou par une personne sous sa supervision;
• Qu’elle a pris connaissance des renseignements et des documents qui composent le carnet d’entretien.

6. Délai pour obtenir le carnet d’entretien

Finalement, les syndicats de copropriété qui n’ont pas encore de carnet d’entretien doivent l’obtenir au plus tard 3 ans suivant le 14 août 2025[4].

Si le syndicat s’est déjà doté d’un carnet d’entretien dans les 2 années précédant le 14 août 2025, il est valide pour une durée de 5 ans (ou 10 ans pour les plus petites copropriétés concernées) à compter de son obtention seulement s’il a été confectionné par un professionnel visé par l’article 1 du Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise.

C. Le fonds de prévoyance et l’étude du fonds de prévoyance

1. Le fonds de prévoyance - rappel

Le syndicat a l’obligation de constituer un fonds de prévoyance affecté uniquement aux réparations et remplacement des parties communes (art. 1071 al. 1 C.c.Q.). Ce fonds est constitué « en fonction du coût estimatif des réparations majeures et du coût de remplacement des parties communes » (art. 1071 al. 1 C.c.Q.).

Tel que l’indique l’article 1071 du Code civil, « ce fonds doit être en partie liquide, disponible à court terme et son capital doit être garanti. Il est la propriété du syndicat et son utilisation est déterminée par le conseil d’administration ».

Le conseil d’administration du syndicat fixe annuellement, après consultation de l’assemblée des copropriétaires, les sommes à verser au fonds de prévoyance et au fonds d’auto-assurance ainsi que la contribution aux charges communes (art. 1072 al. 1 C.c.Q.).

La contribution annuelle des copropriétaires au fonds de prévoyance est minimum de 5% de la contribution des copropriétaires aux charges communes (art. 1072 al. 3 C.c.Q.).

Les sommes « à verser au fonds de prévoyance sont fixées sur la base des recommandations formulées à l’étude du fonds de prévoyance et en tenant compte de l’évolution de la copropriété, notamment des montants disponibles au fonds de prévoyance » (art. 1071 al. 3 C.c.Q.).

Chaque copropriétaire contribue au fonds de prévoyance en proportion de la valeur relative de sa fraction (art. 1064 C.c.Q.). Cependant, la déclaration de copropriété peut tenir compte des droits des copropriétaires sur les parties communes à usage restreint pour établir la participation au fonds de prévoyance (art. 1072 al. 3 C.c.Q.). Ainsi, un copropriétaire ayant usage exclusif d’une partie commune pourrait se voir imposer une contribution plus grande que les autres au fonds de prévoyance si la déclaration de copropriété le prévoit ainsi[5]. Si la déclaration de copropriété est muette à cet effet, la contribution au fonds de prévoyance se fait selon le pourcentage de la valeur de la fraction de copropriété[6].

En effet, il ne faut cependant pas confondre les réparations majeures et le remplacement des parties communes prévues à l’article 1071 C.c.Q. avec la répartition des charges communes prévue à l’article 1064 C.c.Q., qui selon la Cour d’appel du Québec dans l’affaire Gestion Almaca inc. c. Syndicat des copropriétaires du 460 St-Jean, 2014 QCCA 105, vise « seulement les réparation mineures et d’entretien » (par. 19)[7]. Ainsi, la déclaration de copropriété peut fixer différemment la contribution au fonds de prévoyance en prenant en compte les « droits respectifs des copropriétaires sur les parties communes à usage restreint » (art. 1072 al. 3 C.c.Q.), mais ne peut pas le faire pour les charges communes générales mentionnées à l’alinéa 1 de l’article 1064 C.c.Q.

2. L’étude du fonds de prévoyance

L’étude du fonds de prévoyance est un document qui doit figurer aux registres de la copropriété (art. 1070 C.c.Q.).

Il doit être obtenu par le conseil d’administration et doit établir « les sommes nécessaires pour que ce fonds soit suffisant pour couvrir le coût estimatif des réparations majeures et de remplacement des parties communes » (art. 1071 al. 2 C.c.Q.).  

Le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise, entré en vigueur en août 2025, établit les règles suivantes.

Uniquement les professionnels suivants peuvent réaliser l’étude du fonds de prévoyance (art. 1 et 7 du Règlement):

• Ingénieurs;
• Évaluateurs agréés;
• Architectes;
• Technologues professionnels;
• Un comptable membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec.

Sauf pour le comptable, ces professionnels doivent, pour avoir la qualité requise pour réaliser l’étude du fonds de prévoyance, avoir leurs activités professionnelles principalement dans la gestion, la construction, la rénovation, l’évaluation ou l’inspection immobilière (art. 1 al. 2 du Règlement).

De plus, ces professionnels ne doivent pas être :

• Membre du conseil d’administration du syndicat de copropriété;
• Être gérant de la copropriété;
• Être copropriétaire ou occupant de l’immeuble, ni le conjoint d’une telle personne;
• Être actionnaire, dirigeant, administrateur ou employé d’une personne morale, d’une société ou d’une fiducie qui est copropriétaire de l’immeuble, qui l’occupe ou qui en est le gestionnaire (art. 1 al. 3 du Règlement).

Cette étude doit être réalisée « en se basant sur la description incluse au carnet d’entretien […] des réparations majeures et des remplacements à effectuer durant minimalement les 25 prochaines années sur les matériaux, les appareils et les équipements qui composent les parties communes » (art. 8 al. 1 du Règlement).

Tel que requis par l’article 8 du Règlement, l’étude doit contenir minimalement les informations suivantes :

• Le solde du fonds de prévoyance utilisé pour la réalisation de l’étude;
• Une estimation du coût de chaque réparation majeure et de chaque remplacement à l’année de réalisation estimée indiquée au carnet d’entretien;
• Une recommandation sur le montant devant être disponible au fonds de prévoyance au début de chaque année et sur les sommes à y verser annuellement en précisant, le cas échéant, la part de ce montant qui est réservée pour le financement des réparations majeures aux parties communes à usage restreint et au remplacement de ces parties;
• Une explication sur les calculs faits pour établir les montants visés.

L’étude doit être signée et datée par la personne qui l’a faite (art. 9 du Règlement) et obtenue par le conseil d’administration du syndicat minimalement tous les 5 ans (art. 8 al. 1 du Règlement).

Les syndicats de copropriété qui n’ont pas encore d’étude du fonds de prévoyance doivent l’obtenir au plus tard 3 ans suivant le 14 août 2025[8].

Le conseil d'administration du syndicat doit fixer les sommes à verser au fonds de prévoyance dans les 30 jours suivant la premières assemblée annuelle des copropriétaires qui suit l'obtention de la première étude du fonds de prévoyance (art. 153 - Loi 28).

Si le syndicat s’est déjà doté de cette étude dans les 2 années précédant le 14 août 2025, il est valide pour une durée de 5 ans à compter de son obtention seulement s’il a été confectionné par un professionnel visé par le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise (art. 1 et 7).

AVIS : Les informations de cet article sont générales et ne constituent en aucun cas un avis ou conseil juridique ni ne reflètent nécessairement l’état du droit de façon exhaustive. Pour toute question d’ordre juridique adaptée à votre situation, nous vous conseillons de contacter un avocat.

[1] Lejay c. Syndicat de copropriété les Fougeroles du Relais, 2021 QCCS 2884, par. 222.

[2] Appel rejeté - Lejay c. Syndicat de copropriété les Fougeroles du Relais, 2023 QCCA 530.

[3] Le tout selon l’article 165 (2) de la Loi visant principalement l'encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise, le remplacement de la dénomination de la Régie du logement et l'amélioration de ses règles de fonctionnement et modifiant la Loi sur la Société d'habitation du Québec et diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal, LQ 2019, c 28, et du Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise.

[4] Art. 151 de la Loi visant principalement l'encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise, le remplacement de la dénomination de la Régie du logement et l'amélioration de ses règles de fonctionnement et modifiant la Loi sur la Société d'habitation du Québec et diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal, LQ 2019, c. 28.

[5] Al-Adas c. Syndicat des copropriétaires Zuni, 2025 QCCQ 1308, par. 26 et ss.

[6] Gestion Almaca inc. c. Syndicat des copropriétaires du 460 St-Jean, 2014 QCCA 105, par. 21.

[7] Ce principe a également été repris dans l’affaire 6169970 Canada inc. c. Syndicat Rosa Nova, 2021 QCCS 1728, par. 72.

[8] Art. 151 de la Loi visant principalement l'encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise, le remplacement de la dénomination de la Régie du logement et l'amélioration de ses règles de fonctionnement et modifiant la Loi sur la Société d'habitation du Québec et diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal, LQ 2019, c. 28.