Comptabilité et finances en copropriété : principales règles juridiques applicables au syndicat

La copropriété est un monde complexe et la gestion de sa comptabilité et de ses finances aussi. Sans entrer dans le giron de la comptabilité en tant que tel, ce qui entre dans le cadre de compétence du comptable, voici un résumé des principales règles légales concernant la comptabilité en copropriété.

Auteur : M^e Manuel St-Aubin, avocat et associé chez St-Aubin avocats

Date de rédaction : 2026-04

Date de mise à jour : n/a

Le syndicat de copropriété a la responsabilité de se charger de la « conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi que toutes les opérations d’intérêt commun. Elle doit notamment veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués » (art. 1039 al. 1 C.c.Q.).

Ces obligations emportent notamment celle de gérer adéquatement la comptabilité et les finances de la copropriété.

La déclaration de copropriété encadrera souvent les obligations du syndicat en matière de gestion de la comptabilité et des finances, mais le Code civil du Québec impose les règles minimales qui doivent être respectées.

1. Retour sur la notion de charges communes

Le principe global en copropriété divise implique que chaque copropriétaire, collectivement via le syndicat de copropriété, contribue aux charges communes (art. 1064 al. 1 C.c.Q.).

Ainsi, le rôle de la comptabilité dans la gestion et l’organisation d’un syndicat de copropriété est essentiel.

Selon l’article 1072 al. 1 du Code civil du Québec, les « charges communes » comprennent les sommes nécessaires pour :

• Faire face aux charges découlant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble ;
• Faire les versements au fonds de prévoyance ;
• Faire les versements au fonds d’auto assurance.

2. Fixation annuelle des charges communes

À chaque année, une assemblée annuelle des copropriétaires est convoquée, et l’avis de convocation doit contenir minimalement ce qui suit selon l’article 1087 C.c.Q. :

• Le bilan financier de la copropriété ;
• L’état des résultats de l’exercice financier écoulé ;
• L’état des dettes et créances ;
• Budget prévisionnel ;
• Tout projet de modification à la déclaration de copropriété ;
• Note sur les modalités essentielles de tout contrat proposé et de tous travaux projetés.

L’assemblée annuelle des copropriétaires comporte donc un volet comptable et financier essentiel.

Ainsi, suivant l’assemblée annuelle des copropriétaires et tel que prévu par l’article 1072 C.c.Q., le conseil d’administration du syndicat fixe la contribution des copropriétaires aux charges communes, qui comprennent les sommes nécessaires pour :

• Faire face aux charges découlant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble ;
• Faire les versements au fonds de prévoyance ;
• Faire les versements au fonds d’auto assurance.

3. Obligation du syndicat d’informer les copropriétaires de la fixation des charges communes

Suivant l’assemblée annuelle des copropriétaires, le syndicat doit aviser chaque copropriétaire du montant de ses contributions et de la date de leur exigibilité (art. 1072 al. 3 C.c.Q.). Comme toute décision du conseil d’administration, le procès-verbal ou la résolution du conseil d’administration établissant lesdites contributions doit être transmis aux copropriétaires dans les 30 jours de la réunion ou de l’adoption de la résolution (art. 1086.1 C.c.Q.). Cette obligation est en quelque sorte une obligation de transparence envers les copropriétaires.

Il est à noter que c’est bien le conseil d’administration qui fixe la contribution aux charges communes et non les copropriétaires en assemblée. L’assemblée des copropriétaires agit ici à titre consultatif[1].

L’assemblée des copropriétaires doit cependant impérativement être consultée à défaut de quoi le prélèvement des cotisations par le syndicat pourrait être illégal et faire l’objet d’un remboursement au copropriétaire (voir Persaud c. Syndicat des copropriétaires Daly-Morin II, 2025 QCCQ 3274 (petites créances), par. 29-32).

Ainsi, il n’est pas nécessairement possible, en l’absence d’une décision partiale ou prise dans l’intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits, de faire annuler judiciairement la décision du syndicat quant à la fixation des charges communes selon l’article 1086.2 C.c.Q. (voir MTL Développement inc. c. Syndicat de la copropriété Bourbon, 2025 QCCS 4722, par. 30-36 et 81-84).

À noter que ce principe de consultation de l’assemblée est également de mise en matière de contribution spéciale (cotisation spéciale) aux charges communes (art. 1072.1 C.c.Q.).

4. La gestion du fonds de prévoyance et du fonds d’auto assurance : la responsabilité du syndicat et de ses administrateurs

La question de la gestion des fonds se pose régulièrement. Il est recommandé par certains auteurs en copropriété de déposer et de gérer dans des comptes bancaires distincts les sommes du fonds de prévoyance et celles du fonds d’auto assurance[2]. Cela peut faciliter la distinction des sommes, notamment quant à leur saisissabilité (voir les limitations de saisissabilité du fonds de prévoyance à l’article 1078 C.c.Q.).

• Pour en savoir plus sur le fonds de prévoyance : notre article ici.
• Pour en savoir plus sur le fonds d’auto assurance : notre article ici.

Dans la gestion des finances du syndicat, les administrateurs du syndicat doivent agir avec prudence et diligence (art. 322 al. 1 C.c.Q.). Les administrateurs étants chargés d’administrer des biens n’étant pas les leurs, ils agissent à titre d’administrateur du bien d’autrui (art. 1299 C.c.Q. et voir Syndicat de la copropriété Val des arbres 1800 Place Dunant c. Roy-Hamelin, 2011 QCCQ 8113 (petites créances)).

Ainsi, si les administrateurs n’agissent pas conformément à la loi et à la déclaration de copropriété, ils peuvent engager leur responsabilité.

a) Fonds de prévoyance

Les sommes à verser au fonds de prévoyance dépendent notamment de ce que prévoit l’étude du fonds de prévoyance.

Selon l’article 1071 al. 1 C.c.Q., le fonds de prévoyance doit :

• Être en partie liquide ;
• Disponible à court terme ;
• Son capital doit être garanti.

Ainsi, la porte est donc ouverte pour qu’une partie des fonds puissent être placés/investis, mais ceux-ci doivent rester disponibles à court terme et doivent être à capital garanti.

Certains auteurs énoncent que les placements faits dans le fonds de prévoyance doivent être « présumés sûrs » au sens des articles 1399 et suivants C.c.Q.[3], notamment des obligations ou titres d’emprunts garantis par un état désigné, etc. Il ne serait pas exemple pas possible de faire des investissements risqués à la bourse.

Finalement, quant à savoir si un emprunt par le syndicat peut être fait au fonds de prévoyance, cela pourrait à notre avis impliquer une utilisation non conforme du fonds. En effet, le mot « emprunt » impliquerait une « utilisation » des sommes, et toute utilisation des sommes disponibles au fonds de prévoyance qui n’est pas conforme avec l’article 1071 C.c.Q. est prohibée (voir Lejay c. Syndicat de copropriété les Fougeroles du Relais, 2023 QCCA 530 par. 138-140).

Le principe général est que les sommes au fonds de prévoyance doivent être protégées en tout temps.

b) Fonds d’auto assurance

Selon l’article 1071.1 al. 1 C.c.Q., le fonds d’auto assurance doit :

• Être liquide ; et
• Disponible à court terme.

Ainsi, vu que ce fonds doit être liquide, les placements doivent se limiter à ce critère de liquidité.

5. Conclusion

La gestion de la comptabilité et des finances en copropriété est un élément central pour le syndicat de copropriété. Les dérapages peuvent arriver vite et être importants.

Dans le processus de réforme du droit de la copropriété de ces dernières années, il est clair que le législateur souhaite encadrer et professionnaliser davantage la gestion des copropriétés divises.

Nous conseillons donc à nos lecteurs impliqués dans un syndicat de copropriété de s’entourer de professionnels compétents (notamment des comptables pour le volet finances/comptabilité) afin de répondre à leurs obligations et d’agir conformément selon les exigences de la loi.

AVIS : Les informations de cet article sont générales et ne constituent en aucun cas un avis ou conseil juridique ni ne reflètent nécessairement l’état du droit de façon exhaustive. Pour toute question d’ordre juridique adaptée à votre situation, nous vous conseillons de contacter notre équipe d’avocats.

[1] Christine GAGNON, La Copropriété divise, 5^e édition, Éditions Yvon Blais, 2020, p. 530-531.

[2] Christine GAGNON, La Copropriété divise, 5^e édition, Éditions Yvon Blais, 2020, p. 544 et 560.

[3] Yves JOLI-CŒUR, Le fonds de prévoyance : gage de réussite en copropriété, Wilson & Lafleur, Montréal, 2008, Chapitre 3, en ligne https://app.caij.qc.ca/fr/doctrine/document/wilson-et-lafleur-livres-89-2048240864-chapitre-3-les-vehicules-de-placement-autorises.